كيف تصمم قاعدة بيانات العملاء؟

إن إدارة علاقة العملاء تقوم على عدد كبير من البيانات الخام. ولو افترضنا أن بيانات العملاء هي مدخلات  النظام فإن معالجة هذه المدخلات تتم عن طريق قواعد البيانات لينتج عنها معلومات من أجل اتخاذ قرار أو من أجل عمل اتصال تسويقي على الأقل.

محمد رضوان

ولكن هناك العديد من الطرق للوصول إلى قاعدة بيانات فعالة وقبل كل ذلك سنعرف قاعدة البيانات ومكوناتها .

تعريفات مهمة لحقول البيانات

فيما يلي تعريفات مهمة داخل حقول البيانات وهي موحدة لكافة أنواع حقول البيانات المستخدمة في الحاسب الآلي مثل MS access  أو oracle  أو SQL

قاعدة البيانات: مجموعة من الجداول المترابطة والمنسقة تسهل الوصول إلى المعلومة وقت الحاجة وحفظها.

الجدول :table مجموعة من الأعمدة والصفوف  المتعلقة بجموعه محددة من البيانات مثل جدول هواتف العملاء أو جدول مواعيد الزيارات.

الحقل Field : وهو الأعمدة التي تمثل شكل  البيانات وتحدد نوعها  في الجدول  وهي ثابتة  لجميع الصفوف مثل الاسم و العنوان.

الخلية cell: هي الناتجة عن تقاطع صف مع عمود وتمثل وحدة واحدة من البيانات المدخلة  الاسم: علي العنوان: دبي

السجل record: وهو الصف الواحد من الخلايا بشكل أفقي يخص مجموعة من البيانات المترابطة

الفرز sort: تجميع لسجلات مشتركة بخلايا معينة مثل فرز العنوان:دبي يعني أن كل السجلات ذات الخلية دبي ستظهر بعد الفرز.

إدخال البيانات data entering : هي العملية الرئيسية والأهم وتتمثل بإفراغ البيانات من مصادرها داخل قاعدة البيانات .

التقارير reports : وهي المخرجات المطبوعة من قواعد البيانات.

الاستفسار querying: هي عملية مراجعة البيانات و قراءتها.

من الرسم التوضيحي:

يمثل اللون الأحمر: الحقول .

يمثل اللون الأخضر والأزرق: السجل

يمثل اللون الأزرق: الخلية

 

من المعلوم بأن قواعد البيانات يمكن شراؤها من الخارج (application service provider) ASP  أو شراؤها وتعديلها أو يمكن إنشاءها داخل المؤسسة وقبل تحديد البديل المناسب على المؤسسة أن تحدد تركيبة قاعدة البيانات المراد الحصول عليها والوظيفة الرئيسية لها وحتى تصل للقرار المناسب على المؤسسة أن تصمم قاعدة بيانات للعملاء حتى ولو على الورق  لكي تكون قاعدة البيانات مناسبة وتغطي احتياجات المؤسسة.

 

كيف نصمم قاعدة بيانات؟

تبدأ عملية تصميم قاعدة البيانات بالعادة على الورق ومن ثم يتم  بدء عمليات التصميم المحترف:

 

  1. تحديد نوع البيانات المراد إدخالها وشكلها

وهنا نريد أن نجمع البيانات التي نرى أنها ستساعد في اتخاذ القرار و التسويق وبنفس الوقت الرجوع إليها عند الحاجة.  وهنا على المؤسسة أن نقوم بتجميع كافة البيانات المطلوبة على غرار هذا الشكل:

 

  1. تحديد الجداول المراد إدخال البيانات بها

تستخدم الجداول بشكل عام لتجميع البيانات المتشابهة لغرض تجميعها وتسهيل فرزها وهي بالعادة ذات صفات مشتركة.. فمن خلال التجميع أعلاه نقوم عمل جداول بناءا على التصنيف الذي وضعناه.

 

  1. القيام بعمل الترابط بين الجداول table relation

لتوفير الوقت والجهد لن نقوم بإدخال البيانات المتكررة أكثر من مرة ففي المثال السابق هذه البيانات كلها مرتبطة من خلال إسم العميل  بالتالي الرابط بين الجداول يتم من خلال إسم العميل.

 

  1. تحديد معايير الفرز sorting

تعتبر من العمليات المهمة من أجل تسهيل الاستفادة من قاعدة البيانات وهي مثل الفرز حسب الجنس أو مستوى الدخل إلخ.

 

  1. تحديد تقارير النظام reports designs

حدد أنواع وأشكال التقارير التي سوف يخرجها النظام وأنواع التقارير كثيرة وهي التي تصب بشكل عام بالمراقبة و اتخاذ القرار.

 

  1. تحديد صلاحيات الإدخال والتعديل والاستفسار Authorities

تعد من أهم العناصر الأمنية والتي تمنع دخول غير المعرفين وتخريب البيانات أو سرقتها.

 

  1. تحديد البنية التحتية للشبكة network infrastructure

من خلال معرفة إمكانيات الشبكات الموجودة داخل المؤسسة وقدرة المؤسسة على التعامل مع أنواع معينة من قواعد البيانات مثل SQL server أو Oracle.

 

يتم تقديم تقرير بهذا التصميم لمتخصصين داخل المؤسسة لمعرفة قدرة المؤسسة على تصميم  النظام أو شراؤه  من مصدر خارجي وفي حال شراؤه يجب  أن تتوفر فيه جميع متطلبات المؤسسة الموجودة داخل قاعدة البيانات  ويفضل الحصول على تجربة Demonstration   لتحديد عناصر القوة والضعف في النظام وبعد الشراء على المؤسسة أن توفر التدريب اللازم على النظام لموظفيها.

 

خلال قراءتنا لهذا المقال لاحظنا سهولة تكوين قاعدة بيانات وتصميمها وتأتي لاحقا العملية الاحترافية المتمثلة بالتصميم  وتعد هذه الخطوة سهلة جدا وخصوصا مع المؤسسات المتخصصة وهنا يمكن الحصول على قاعدة بيانات بكل سهولة وقادرة على تلبية احتياجات المؤسسة و الاستفادة القصوى من بيانا ت العملاء في الجزء الثاني سنرى أهم خصائص قواعد البيانات التي يجب أن تتوفر لنجاح إدارة علاقة العملاء CRM .